Comme de nombreuses fédérations sportives, notre Fédération est confrontée à une évolution rapide et contraignante du cadre réglementaire, tant sur le plan fiscal que social.

Les réformes annoncées, notamment en matière comptable dès 2026, la fin de certaines tolérances administratives et le durcissement des contrôles imposent aujourd’hui une adaptation de nos pratiques afin de garantir la sécurité juridique de la Fédération et de chaque bénévole.

Plusieurs éléments récents expliquent cette situation:

• Réduction des tolérances sur les indemnités de bénévoles, avec des plafonds désormais clairement évoqués (40 € par jour, ±1.700 € par an et 2.000 km par an).
• Cumul des indemnités : les montants perçus par un bénévole auprès de différentes organisations sont additionnés et appréciés globalement.
• Au-delà de ces limites, il n’est plus possible de rester dans un régime forfaitaire, la bascule vers les frais réels avec justificatifs complets devient obligatoire.

Le bénévole reste responsable de sa situation personnelle, notamment vis-à-vis:

• du chômage,
• de la mutuelle,
• de la pension ou de la prépension.

En raison des règles RGPD, la Fédération n’est, en effet, pas autorisée à vérifier de manière centralisée le statut social ou fiscal de chacun.

Lorsque les plafonds forfaitaires sont dépassés, le passage aux frais réels devient nécessaire.

Ce régime implique notamment:

• la conservation systématique des tickets, factures et preuves de paiement,
• un livret de courses (kilométrage au 1er janvier et au 31 décembre, enregistrement détaillé des trajets),
• le calcul annuel du pourcentage professionnel du véhicule,
• des avances mensuelles possibles avec régularisation annuelle,
• des frais admissibles clairement cadrés (carburant ou électricité, entretien, pneus, assurance, taxe de circulation, essuie-glaces, etc.).

L’utilisation d’une carte carburant est fortement recommandée. En cas d’impossibilité (ex. borne électrique sans ticket), une preuve alternative (photo de l’écran, facture numérique) devra être conservée.

Des méthodes spécifiques sont également à définir pour les véhicules électriques (kWh/km, relevés, factures), avec la possibilité d’appliquer un forfait kilométrique officiel s’il est validé.

Certains frais (GSM, habillement spécifique, etc.) peuvent être remboursés uniquement sur base de facture, avec des plafonds internes clairement définis (par exemple 50 €). La règle reste inchangée : pas de remboursement sans justificatif.

Une démarche proactive : cabinet d’avocats mandaté

Consciente de la complexité et des enjeux, l’URSTB-f, comme de nombreuses autres fédérations, a décidé de mandater un cabinet d’avocats spécialisé afin :

• de sécuriser juridiquement les dispositifs existants,
• d’examiner la possibilité d’un ruling ou d’une extension de certains plafonds (par exemple des forfaits kilométriques supérieurs à 2.000 km, ou encore des indemnités pouvant aller jusqu’à ±3.000 € par an),
• d’étudier les alignements sectoriels, notamment pour les arbitres nationaux et internationaux,
• de formuler des recommandations claires par profil (chômeurs, personnes en incapacité, pensionnés, etc.).

En conclusion

L’URSTB-f est pleinement consciente de l’importance essentielle de ses bénévoles, qui constituent le socle du fonctionnement et du développement du sport fédéral.

Dans un contexte réglementaire de plus en plus strict et contraignant, la Fédération agit de manière prudente, transparente et responsable, afin de protéger à la fois l’organisation et chaque personne qui s’engage bénévolement à ses côtés.

Parallèlement à ces démarches, l’URSTB-f espère une prise de conscience forte de la part des autorités politiques quant à la réalité du terrain et au rôle irremplaçable joué par les bénévoles au sein des fédérations sportives. Elle appelle de ses vœux l’adoption de mesures plus larges, adaptées et pérennes en faveur du bénévolat sportif, permettant de concilier sécurité juridique et reconnaissance de l’engagement.

Car sans bénévoles, il n’y a tout simplement plus de sport.

La Fédération poursuivra ses actions et continuera à communiquer de manière claire et transparente dans les mois à venir.